Ab 2025 besteht im B2B-Geschäft die Pflicht zur Umstellung auf die elektronische Rechnung. Alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer), müssen ab Jahresbeginn in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Für die Umstellung zur E-Rechnung bei der Rechnungsausstellung gibt es Übergangsfristen. Spätestens 2028 sind die neuen Anforderungen einzuhalten. Die Verwendung der E-Rechnung bietet Vorteile für Unternehmen und spart Kosten.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Das Format muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Zurzeit erfüllen zum Beispiel die Datenformate XRechnung und das ZUGFeRD-Format diese Anforderungen. Zu beachten ist insbesondere, dass eine Rechnung per PDF die Voraussetzungen nicht erfüllt und somit nicht als elektronische Rechnung gilt.

Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung für Unternehmen?

Die elektronische Rechnung kann medienbruchfrei verarbeitet werden, sie muss also – anders als eine Rechnung in Papierform – nicht manuell ins Computersystem des Unternehmens eingegeben bzw. gescannt werden. Dies reduziert das Risiko von Übertragungsfehler und erlaubt ein effizienteres Bearbeiten. Auch wird weniger Papier benötigt und Portokosten entfallen.

Wie ist der zeitliche Rahmen?

Ab dem 1. Januar 2025 ist es möglich, die E-Rechnung – auch ohne die Zustimmung des Rechnungsempfängers – zu verwenden. Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, eine ausgestellte E-Rechnung entgegenzunehmen. Unternehmen müssen den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung der E-Rechnung gewährleisten. Die E-Rechnung ist somit auch für B2C-Unternehmen (Unternehmen, die ausschließlich Endverbraucher als Kunden haben) relevant, da zum Beispiel Lieferanten sich für die Verwendung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 entscheiden könnten.

Für die Rechnungsausstellung gibt es Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist im Übergangszeitraum auch die Verwendung anderer Formate, wie PDF, möglich. Für Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Jahresumsatz von maximal 800.000 EURO erwirtschaftet haben, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Auch besteht bis Ende 2027 die Möglichkeit – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – statt der E-Rechnung eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format zu versenden (EDI-Verfahren).

Wer ist betroffen und gibt es Ausnahmeregelungen?

Die Pflicht zur elektronischen Regelung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Auch müssen sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig sein.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250€ brutto nicht übersteigt, gelten als Kleinbetragsrechnungen und es besteht keine E-Rechnungspflicht. Das Verwenden einer E-Rechnung setzt in diesen Fällen die Zustimmung des Rechnungsempfängers voraus. Auch Fahrausweise sind von der Neuregelung ausgenommen.

Wo gibt es weitere Informationen?

• In der dritten Ausgabe der „Wirtschaft Münsterland“ im Jahr 2024 wird über die E-Rechnung berichtet: https://tecklenborg-verlag.hflip.co/WM-ST-2024-3.html#page/66 
• Die IHK Darmstadt bietet auf ihrer Webseite einen verständlichen Überblick über die neue Rechtslage und die Übergangsregelungen. Auch bietet sie am 21. August ein online Webinar „Die eRechnung ab 2025: Vorgaben erfüllen und Vorteile nutzen“ an.
• Die IHK Bonn informiert über verschiedene Datenformate.
• Die IHK München setzt in ihrer Übersicht einen Schwerpunkt auf die steuerrechtlichen Auswirkungen und auf die Archivierung elektronischer Rechnungen.